Prozess-Optimierung

Heute wollen wir über Prozess-Optimierung sprechen, die oft leicht umgesetzt werden kann und so sofortige Vorteile bringt.

Von Anfang an beschäftigen wir uns mit der digitalen Transformation, hauptsächlich von klassischen KMU, oft Familienunternehmungen. Denn wir glauben an einen zukunftsfähigen Mittelstand, dem es gelingt, Tradition erfolgreich in die Zukunft überführen.

In dem Zusammenhang sehen wir aber immer wieder, wie die sogenannten „Low Hanging Fruits“ nicht gepflückt werden und alles sofort enorm groß gedacht und gemacht wird. Was dann wiederum zum Scheitern verurteilt ist.

Wir raten daher dazu, erst einmal mit den „niedrig hängenden Früchten“ zu beginnen, also Möglichkeiten, die mit minimalem Aufwand oder Ressourcen leicht zu erreichen oder zugänglich sind.

Und hier schließt sich der Kreis. Hallo Prozess-Optimierung! In der Regel erreicht man so in KMU innerhalb kurzer Zeit erhebliche Verbesserungen.

Die Identifizierung und Nutzung von „Low Hanging Fruits“ kann Unternehmen helfen, eine Dynamik zu erzeugen, Vertrauen aufzubauen und den Weg für die Bewältigung anderer komplexerer Herausforderungen zu ebnen.

Prozess-Optimierung ist meist – zumindest in vielen Bereichen – eine solche „Low Hanging Fruit“, die Unternehmen wie auch Institutionen pflücken sollten.

Was ist Prozess-Optimierung?

Prozess-Optimierung zielt darauf ab, Arbeitsabläufe und -prozesse effizienter und effektiver zu gestalten. Gut so!
Dazu werden möglichst alle Geschäftsprozesse systematisch überprüft und verbessert. Alles, um Zeit- und Ressourcenverschwendung zu minimieren und die Qualität zu steigern.

Durch Prozess-Optimierung können Unternehmungen und auch Institutionen eine Vielzahl von Vorteilen erreichen, darunter erhöhte Produktivität, gesteigerte Kundenzufriedenheit, Kosteneinsparungen und eine verbesserte Wettbewerbsfähigkeit.

Methoden wie Prozessmodellierung, Analyse von Kennzahlen, Implementierung von Automatisierungslösungen und kontinuierliche Überwachung sind wichtig für eine erfolgreiche Prozess-Optimierung.

Optimierung durch Digitalisierung und KI

Zum ersten simplen analogen Prozess eines Unternehmens addieren sich über Monate und Jahrzehnte Stück für Stück neue verwoben-komplexe Prozesse, deren Optimierung wichtig ist und vielleicht sogar eines Tages dringend nötig.

Prozessoptimierung ist nicht zwangsläufig ein Digitalisierungsthema.

Diese Prozesse sind vor vielen Jahren mit den Möglichkeiten von damals entstanden. Unser Ansatz ist: Wie würden wir diesen Prozess heute mit den Möglichkeiten von heute ganz neu aufsetzen? Auf diese Weise liegt der Fokus von Anfang darauf, mit dem geringsten Aufwand den optimalen Prozess aufzubauen. Digitalisierung heißt also zunächst mal: Aufräumen.

Apropos, per Digitalisierung das volle Potenzial ausschöpfen:
Sagen muss man hier an dieser Stelle natürlich trotzdem… Ohne Digitalisierung, die Daten erfassen kann, ist keine KI möglich. Daten in großen Mengen sind Futter für KI. Daher schreien Prozesse irgendwann zwangsläufig nach Digitalisierung.

Und auch wenn es dann an die Digitalisierung geht, brauchen Unternehmen oder Institutionen nicht alles und jedes sofort digitalisieren. Es geht zunächst darum, die Grundfunktion eines Prozesses zu digitalisieren. Dies kann eine neue, der Zeit angemessene Version eines Prozesses ergeben, in dem sich dann im Idealfall spätestens Prozessteile erübrigen.

Analoge, manuelle Anwendungen fressen Zeit und sind Fehlerquellen. Nach einer Prozess-Optimierung per Digitalisierung werden möglichst viele Datenpunkte maschinell erfasst und verarbeitet, dies spart Zeit im täglichen Ablauf und Geld, weil Eingabefehler nicht mehr teuer bezahlt werden müssen.

Unternehmen, die sich diesem Ansatz verpflichten, sind in der Lage, sich an sich verändernde Marktbedingungen anzupassen und langfristigen Erfolg zu sichern.

So können Digitalisierung und KI Prozesse revolutionieren

Warum Prozess-Optimierung durch Digitalisierung und KI?

In einer sich ständig wandelnden Welt ist die Optimierung von Geschäftsprozessen natürlich von entscheidender Bedeutung. Aber warum sollte ein Unternehmen auf Digitalisierung und Künstliche Intelligenz (KI) setzen? Hier sind einige überzeugende Gründe:

Effizienzsteigerung:
Die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben mithilfe von KI und digitalen Lösungen ermöglicht es, Zeit und Ressourcen zu sparen. Chatbots können z. B. den Kundensupport 24/7 zu übernehmen, ohne dass zusätzliche Mitarbeitende erforderlich sind.

Kostenreduktion:
Durch den Einsatz von Digitalisierung und KI können Kosten gesenkt werden, indem sie menschliche Fehler minimieren und den Bedarf an manueller Arbeit reduzieren. Durch KI-basierte Bilderkennung können z. B. Produktionsfehler in Echtzeit erkannt und defekte Produkte automatisch aus dem Fertigungsprozess aussortiert werden.

Wettbewerbsvorteil:
Unternehmen, die frühzeitig auf Digitalisierung und KI setzen, können sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen. Man stelle sich z. B. vor, man könnte mithilfe von Predictive Analytics Trends und Kundenbedürfnisse besser verstehen als der Wettbewerb.

Wann ist der richtige Zeitpunkt?

Der richtige Zeitpunkt für die Integration von Digitalisierung und KI in Prozesse hängt von ganz individuell vom Unternehmen ab. Hier sind einige Anzeichen dafür, dass es an der Zeit sein könnte:

Manuelle Überlastung:
Wenn Mitarbeitende viel Zeit mit wiederholten manuellen Aufgaben verbringen, sollte man auf jeden Fall über Automatisierung nachdenken. Z. B. könnten Mitarbeitende von zeitraubenden Dateneingabeaufgaben entlasten werden, KI-basierte Tools können Prüfungen automatisch durchführen und dokumentieren, wodurch Mitarbeitende mehr Zeit für wesentliche Aufgaben haben.

Fehlerquote:
Wenn Fehler zu Kundenbeschwerden oder gar finanziellen Verlusten führen, kann die Präzision von KI helfen, diese Fehler zu minimieren, z. B. durch automatisierte Qualitätskontrolle in der Produktion.

Wachstum:
Wenn Unternehmen wachsen und Anforderungen komplexer werden, kann die Skalierbarkeit von digitalen Lösungen entscheidend sein. Z. B. bei der Skalierung von Bestandsverwaltung oder Optimierung der Lieferketten.

Wodurch können Prozesse optimiert werden?

Oft hören wir davon, dass sich Menschen in Unternehmungen nicht vorstellen, wo konkret KI oder / und Digitalisierung helfen kann. Daher hier noch einige Beispiele, wie Digitalisierung und KI in verschiedenen Branchen angewendet werden können:

Einzelhandel:
KI kann die Lagerbestände optimieren, indem sie den Bedarf vorhersagt und Lieferkettenprozesse effizienter gestaltet.

Gesundheitswesen:
Implementierte Telemedizinlösungen, können den Zugang zu medizinischer Versorgung erleichtern und gleichzeitig die Kosten senken.

Gastronomie:
Automatisierte Bestell- und Zahlungsvorgänge in Restaurants, können den Kundenservice beschleunigen und damit das Kundenerlebnis verbessern.

Reise zur Prozess-Optimierung jetzt beginnen

Unsere Expert:innen stehen gern zur Seite, um Prozesse zu optimieren und die richtige Digitalisierungsstrategie zu entwickeln. Wir begleiten von der Planung bis zur Implementierung.
Entdecken Sie mit uns, wie Digitalisierung und KI die Effizienz, Rentabilität und Wettbewerbsfähigkeit steigern können.

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